طریقه ی گزارش نویسی

 

گزارش: عبارت است از دادن اطلاعات سازمان یافته یا نظر مشورتی در امری که بر مبنای آن اتخاذ تصمیم آگاهانه برای گیرنده امکان پذیر باشد.

انواع گزارش: اطلاعی، تحقیقی، تحلیلی

گزارش اطلاعی: اینگونه گزارشات بر مبنای وقایع و حقایق تهیه و تنظیم می شود و در آن گزارشگر اطلاعات لازم را اعم از پیشامدها و ارقام و آمار در اختیار گیرنده گزارش قرار می دهد بدون آنکه درباره مطالب گزارش توضیح بیشتری دهد یا به تفسیر و تحلیل اطلاعات بپردازد.مانند: گزارش روزانه، ماهانه و سالانه

گزارش تحقیقی: گزارش های تحقیقی یا پژوهشی بر پایه تحقیق و بررسی استوار است. این نوع گزارش ها گاهی صرفاً پژوهشی است و در آن گزارشگر تنها به ذکر تحقیقات و کشفیات تازه خود می پردازد و به گزارش خود کاملاً جنبه علمی و فنی می دهد و گاهی نحوه بهره برداری از کشف و تحقیق نیز مورد توجه قرار می گیرد و راه های استفاده پژوهش و انطباق آن با محیط خارج هم در گزارش منعکس می شود.

گزارش تحلیلی: این نوع گزارش را می توان کامل ترین نوع گزارش دانست زیرا که آمیخته ای از گزارش اطلاعی و تحقیقی است. در این نوع گزارش ها اطلاعات موجود و تجربه های اندوخته از یک سو و تحقیق آزمون های جدید از سوی دیگر به کار گرفته می شود و گزارش با تجزیه و تحلیل و تفسیر مطالب همراه است معمولاً در این نوع گزارش به حل مشکلات و مسائل می پردازند و آینده را پیش بینی می کند و برای مبنای تحقیق و به صورت علمی پیشنهادهایی ارائه می دهند.

شکل گزارش: هر گزارش مفصل از 3 بخش متمایز تشکیل شده است:

الف- بخش مقدماتی

ب- بخش اصلی

ج- بخش مراجعه

الف- بخش مقدماتی مطالب ذیل را در بر می گیرد:

1- جلد: معمولاً عنوان گزارش، تاریخ تهیه گزارش، تهیه کننده گزارش، دستور دهنده گزارش اطلاعاتی هستند که بر روی جلد منعکس می شوند.

2- صفحه عنوان: همان اطلاعات روی جلد اینجا هم منعکس می شود تا اگر روزی جلد کنده شد، خلاصه اطلاعات بر روی گزارش منعکس باشد.

3- دستوردهندگان

4- پیشگفتار: در این قسمت معمولاً دلیل وجودی گزارش و مراحل تهیه آن ذکر می شود.

5- فهرست مطالب

6- فهرست پیوست ها

ب- بخش اصلی شامل موارد ذیل است: مقدمه، متن گزارش، نتیجه گیری

1- مقدمه: که در آن هدف گزارش و خلاصه ای از آن ذکر می شود.

2- متن گزارش: از حیث محتوا به ترتیب مطالب زیر را در بر می گیرد:

الف- بررسی و تحلیل دقیق مساله

ب- بیان سیر تاریخی با توجه به تحقیقات پیشینیان

ج- جریان تحقیق در گزارش نوشته شود

د- بیان نکات مثبت و نتیجه بخش تحقیق

ه- آخرین اطلاعات به دست آمده در خصوص تحقیق

و- بیان نکات منفی در خصوص موضوع

ی- توصیه های لازم به گیرنده گزارش

3- نتیجه گیری

ج- بخش مراجعه شامل قسمت های زیر می باشد:

1- پیوستها

2- واژه نامه

3- نام نامه

4- فهرست منابع و مآخذ

نکات مهم اخلاقی در تهیه گزارش:

1- در گزارش هدف را به وضوح تعیین نمائید.

2- گزارش را با توجه به نیازهای گیرنده گزارش تهیه نمائید.

3- گزارش را به نحوی تعیین نمائید که در برگیرنده احاطه شما به کلیات و جزئیات موضوع باشد.

4- در هر مساله ای یا موضوعی حقیقت و واقعیت امر را به آگاهی گیرنده گزارش برسانید.

5- در تهیه گزارش منظور خود را روشن، با صراحت و وضوح بیان نمائید.

6- در گزارش بی طرفی خود را به طور کامل رعایت نموده و به این حقیقت واقف باشید که اعمال غرایض شخصی و تعصبات خشک و خالی و دخالت های بی جا در گزارش نویسی به هیچ وجه جایز نیست.

7- از به کار بردن افعال مجهول در گزارش خودداری نمائید.

8- هیچ مطلبی را بیان ننمائید مگر آنکه صد در صد به درستی آن اطمینان داشته باشید.

9- فوراً و بدون تامل به سخنان و گفته های افراد اعتماد نکنید.

10- در تحقیقات خود از شتابزدگی و عجله خوداری نمائید.

گزارش تجربیات

سه عنصر عمده در هر سازمانی، از جمله سازمان آموزش و پرورش را می‌توان تحت عناوین مدیران، کارکنان و مخاطبین نام برد. نوع فعالیت و زمینه‌های مختلف موجود در هر سازمانی، می‌تواند سبب تقسیم بندی‌های جزئی‌تری در هر یک از این گروه ها را باعث شود. مدیران در رده‌های مختلف ستاد و صف، کارکنان اداری و آموزشی را می‌توان به عنوان رده‌های این تقسیم ‌بندی در سازمان در نظر گرفت. به طور مشخص، حاصل و برآیند کلی فعالیت‌های همه این گروه ها، فرایندی تحت عنوان آموزش دانش‌آموزان را رقم می‌زند که خود شاخص‌های تخصصی ویژه‌ای برای سنجش میزان موفقیت در برخواهد داشت.

فرایند فعالیت‌ها در این سازمان را می‌توان حول سه محور اداری، آموزشی و پرورشی در نظر گرفت. تمام فعالیت‌ها در این سه حیطه برای تحقق هدف ارزشمندی است که همانا ارتقاء وضعیت ذهنی، جسمی، روانی و اجتماعی دانش‌آموزان نام گذاری می‌شود. در همه سازمان‌ها، زنجیره تصمیم‌گیری و عمل را در سه حیطه اجرا، گزارش دهی و تصمیم‌گیری می‌توان سراغ گرفت. حیطه برنامه‌ریزی را در این قسمت بحث نکرده‌ایم، که عنصر یا حیطه گزارش‌دهی را می‌توان جزء مهمترین بخش آنها دانست، چه می‌تواند زمینه تصمیم‌گیری‌های مناسب و حیاتی در درون سیستم را فراهم کند. مشکلی که هم اینک نظام اداری ما با آن روبه‌روست و در اغلب موارد گزارش‌های ناقص، جدول‌های فراوان، جمع‌آوری اطلاعات به شکل موازی، کیفی نبودن گزارش‌ها، فقدان بازخورد و عدم توانایی مدیران و به کارگیری آنها برای تصمیم‌گیری و ... عمده‌ترین مشکل این بخش ذکر می‌شوند. درک درست از امور و روابط سازمانی می‌تواند تأثیر مهمی بر نحوه گزارش‌دهی صحیح داشته باشد و زمینه‌ تصمیم‌گیری مناسب را فراهم کند. 

برای استفاده از بقیه ی مقاله لطفاْ بر روی ادامه مطلب کلیک کنید.